Koplopers in de zorg faciliteert Beweging 2025, een vereniging van bestuurders, managers, medewerkers, cliënten/patiënten en andere stakeholders die streeft naar de zorg een volgende stap in haar ontwikkeling te laten maken. Niet langer zorg en zorgorganisaties waarin angst en wantrouwen centraal staan en die gericht zijn op beheersing, maar zorg en zorgorganisaties waarin wordt uitgegaan van het vakmanschap van de medewerkers en vertrouwen en verbinding leidend zijn. Om daadwerkelijk aan de slag te gaan heeft Beweging 2025 de Agenda voor de Toekomst opgesteld. De Agenda voor de toekomst kent drie ontwikkellijnen, te weten:
- De zorgtafels: hier worden strategische thema’s besproken die voor een doorbraak moeten zorgen in denken en doen. Deelnemers zijn bestuurders, medewerkers, cliënten/patiënten, wetenschappers en andere stakeholders
- Learning communities: deze richten zich op het analyseren, verdiepen en delen van kennis rondom organisatieonderwerpen
- De zorgorganisatie van de toekomst: hierin wordt een inspirerend en uitdagend beeld van de zorgorganisatie van de toekomst geschetst op basis van de ideeën en ervaring van de zorgtafels en learning communities.
In het kader van de laatste ontwikkellijn – de zorgorganisatie van de toekomst – zijn wij benieuwd welke inzichten bestaan in de relatie tussen de omvang van de organisatie, de daaruit voortvloeiende complexiteit en (in)efficiëntie. Sommigen spreken ook wel van de Bermudadriehoek: de omvang en complexiteit van organisaties slurpen efficiëntie op in de vorm van bureaucratie en doorgeregelde organisaties.
Zorgorganisaties zijn de afgelopen jaren sterk in omvang toegenomen en met hun omvang is ook hun complexiteit toegenomen. En complexiteit is een listig en onderschat fenomeen. Zie een organisatie als een puzzel: een puzzel met 200 stukjes kost bijvoorbeeld vier uur om in elkaar te zetten, maar een puzzel van 400 stukjes niet tweemaal zoveel, maar veel meer, misschien wel twaalf uur. En een van 800 stukjes misschien wel 48 uur. En boven de 2000 à 3000 stukjes kan het helemaal problematisch worden. De vraag is dus allereerst in welke mate de complexiteit van zorgorganisaties toeneemt naarmate ze groter worden. Exponentieel? Anders? De tweede vraag is: hoe is deze complexiteit te doorgronden en hoe is daar op te sturen? Complexiteit kan bestuurders en medewerkers makkelijk boven het hoofd groeien. De vragen die men zichzelf in dat kader kan stellen, zijn relatief eenvoudig: hoe makkelijk is het om binnen een organisatie dingen gedaan te krijgen, van beleid ontwikkelen en implementeren tot het bestellen van potloden? Hoeveel coördinatiepunten in de vorm van vergaderingen, projectgroepen et cetera kent de organisatie en hoe efficiënt en effectief zijn deze? Hoe alert en behendig reageert de organisatie op veranderingen in de omgeving? En de derde vraag is dan of en in welke mate de omvang en daaruit voortvloeiende complexiteit leidt tot (in)efficiënties. Deze inefficiënties komen naar voren in de verhouding direct/indirect, maar ook in het weglekken van tijd doordat medewerkers in het primaire proces te veel tijd kwijt zijn aan administratie. Daarnaast treden inefficiënties ook op als zaken buiten de systemen om worden geregeld. Of dat zaken gewoonweg blijven liggen. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat grotere zorgorganisaties aantoonbaar efficiënter zijn.
Meer specifiek willen we graag weten of er onderzoeken, publicaties, eigen ervaringen et cetera bekend zijn over de volgende vragen:
- Op welke wijze en hoe snel neemt de complexiteit toe als organisaties in omvang toenemen?
- Waaraan kunnen we dat zien?
- Hoe gaan organisaties om met deze complexiteit, hoe spelen ze daar op in?
- Welke symptomen zie je als het de organisatie niet lukt om goed met de complexiteit om te gaan?
- Welke last hebben medewerkers daar van?
- Op welke punten zijn efficiëntievoordelen te zien binnen complexe organisaties?
- Op welke punten zijn inefficiënties te zien binnen complexe organisaties?
We zijn benieuwd naar jullie reacties! Deze kunnen worden verstuurd naar [email protected]. In het najaar organiseren wij een aantal ontwerpsessies waarin de dieper willen ingaan op onderwerpen die relevant zijn voor de zorgorganisatie van de toekomst. Houd onze agenda in de gaten!
