Om de zorg tijdens de extra drukte rondom COVID-19 enigszins te ontzien hebben subsidieverstrekkers een aantal tijdelijke maatregelen ingesteld voor dit administratieproces. Zo zijn er bijvoorbeeld bepaalde deadlines verlegd en zijn er een aantal regels en verplichtingen versimpeld of versoepeld.

De zorginstellingen zijn hier natuurlijk dankbaar voor, maar het werpt wel de vraag op of deze tijdelijke aanpassingen niet permanent zouden kunnen worden. We zetten op een rijtje welke tijdelijke maatregelen er genomen zijn.

(Tijdelijke) maatregelen

Veelgebruikte opleidingssubsidies zijn Stagefonds, Praktijkleren en SectorplanPlus. Deze regelingen vragen allemaal een zware administratieve verantwoording en veel organisaties lopen tegen dezelfde knelpunten aan. Een aantal van die struikelpunten dankzij de corona-versoepelingen tijdelijk opgelost. De volgende maatregelen zijn namelijk genomen:

1. Uitstellen van deadlines;
2. Versoepeling van de voorwaarden van presentielijsten bij trainingen;
3. Vereenvoudigde verantwoording voor tijdvak 4 van SectorplanPlus;
4. Vervallen van facturen en betalingsbewijzen voor BBL en hbo-duaal.

deadlines

Met name de subsidieregeling SectorplanPlus vraagt veel administratie van haar aanvragers. Er zijn veel tussentijdse deadlines en er moeten verschillende documenten verzameld worden om de aangevraagde subsidie te onderbouwen. Deze deadlines hebben direct invloed op het subsidiebedrag dat een organisatie kan ontvangen. Als een deadline niet wordt gehaald, kan dit bedrag veel lager uitvallen. Wijzigingen en aanvullingen op een later moment zijn namelijk niet mogelijk.

De deadlines van 1 april 2020 en 1 juli 2020 zijn verplaatst naar 1 oktober 2020. Op deze datum moeten nu alle deelnemers aan tijdvak 3 geregistreerd te zijn in het webportal SectorplanPlus. Ook dient de verantwoording van tijdvak 1 volledig te zijn afgerond.

Het uitstellen van deze deadlines was absoluut noodzakelijk voor de aanvragers. De afgelopen maanden hebben zorginstellingen namelijk alle tijd nodig gehad om zich volledig te richten op patiëntenzorg. Daarnaast was het voor veel organisaties niet mogelijk om de benodigde stukken aan te leveren. Presentielijsten en certificaten worden veelal fysiek bijgehouden en lagen bij veel organisaties nog op kantoor terwijl het kantoorpersoneel vanuit huis werkte.

presentielijsten bij trainingen

Naast het uitstellen van de deadlines voor tijdvak 1 en 3 heeft de subsidieverstrekker een versoepeling ingevoerd ten aanzien van de presentielijsten. Tot enkele maanden geleden was het verplicht de lijsten tijdens een training handmatig te laten ondertekenen door alle deelnemers en de docent. 

Omdat trainingen dit jaar voornamelijk op afstand plaatsvinden heeft de subsidieverstrekker de verplichting voor het tekenen van de lijsten door de deelnemers tijdelijk laten vervallen. De docent is hier nu verantwoordelijk voor. Hij of zij registreert en bevestigt de namen van de deelnemers die aan- of afwezig zijn. Vervolgens tekent de docent de presentielijst en geeft dat het gaat om een training op afstand. Zo weet de subsidieverstrekker of de deelnemers in de gelegenheid zijn geweest om de lijst te tekenen. Bij trainingen op locatie zijn deelnemers wel nog steeds verplicht om hun handtekening te zetten.

Door de versoepeling is het nu mogelijk om ook trainingen op afstand mee te nemen in de verantwoording voor SectorplanPlus. Deze versoepeling is tijdelijk maar zou heel goed structureel kunnen worden ingevoerd. Een structurele versoepeling van het trainen op afstand maakt het voor veel organisaties namelijk veel haalbaarder om de kosten, en daarmee de subsidieverantwoording, op orde te brengen voor dergelijke trajecten.

Aangezien het om relatief lage bedragen gaat (per deelnemer ca. € 30 per dagdeel t.o.v. € 2.500,- per BBL per schooljaar) kiezen organisaties er regelmatig voor om deze trajecten niet mee te nemen in de verantwoording, juist omdat de presentielijsten aan zoveel voorwaarden moeten voldoen.

verantwoording tijdvak 4

Al voor de situatie rond COVID-19 signaleerde de subsidieverstrekker dat de administratieve last verbonden aan de subsidieregeling SectorplanPlus hoog is. Vanaf tijdvak 4 is het daarom mogelijk om te kiezen voor een vereenvoudigde verantwoording van de trainingen die vallen in categorieën C2, D of E.  

Bij de verantwoording kan gekozen worden voor ‘werkelijke kosten’ (de huidige wijze van verantwoorden) of ‘prestatie-eenheden’. Bij prestatie-eenheden is de verantwoordingslast teruggebracht naar twee documenten, te weten een loonstrook en een prestatieverklaring. De subsidie wordt hierbij berekend op basis van vastgestelde normtarieven.

Er wordt niet meer gekeken naar de werkelijke kosten van een training waardoor het overleggen van facturen en betaalbewijzen niet meer nodig is. Voor de trainingen die gestart zijn in de tijdvakken 1, 2 en 3 blijft het verzamelen en uploaden van deze documenten wel noodzakelijk.

betaalbewijzen

Een andere versoepeling, die overigens ook al pre COVID-19 werd aangekondigd, is het vervallen van facturen en betaalbewijzen voor BBL en hbo-duaal leerlingen die een arbeidscontract voor minder dan 24 uur per week hebben, de zogeheten categorie C1. Met name het aanleveren van de betaalbewijzen bleek voor veel organisaties lastig. Facturen worden vaak betaald in een batch waardoor ook deze aanvullende batchlijsten moeten worden toegevoegd aan de subsidieverantwoording.

Als een organisatie te lang wacht met het verzamelen van de betaalbewijzen wordt het steeds lastiger om de betaling naar boven te krijgen. Bij de meeste banken meeste banken zijn betalingen na iets meer dan een jaar niet meer zichtbaar in het (digitale) betalingsoverzicht. Ook voor deze trajecten geldt dat subsidie voor sommige organisaties komt te vervallen door het ontbreken van administratie.

Focussen op kerntaak

De afgelopen maanden heeft de subsidieverstrekker met verschillende maatregelen de administratieve lasten voor zorgorganisaties verlicht. De maatregelen hebben nog lang niet alle administratie versimpeld want er dienen nog altijd verschillende documenten verzameld en geüpload te worden.

Maar, de verlichting heeft er wel voor gezorgd dat zorginstellingen zich de afgelopen maanden hebben kunnen bezighouden met waar zij goed in zijn, namelijk het zorgen voor patiënten. Wij hopen dat een aantal van de versimpelde maatregelen structureel kunnen worden doorgevoerd zodat zorginstellingen zich ook in de toekomst kunnen blijven focussen op hun kerntaak.

Whitepaper:

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!

Geen verandering praktijkovereenkomsten

Voor de praktijkovereenkomsten voor BOL- en BBL-studenten heeft de huidige situatie geen gevolgen. Als de BPV tijdelijk wordt stilgelegd, dan kan de praktijkovereenkomst ongewijzigd in stand blijven. Als de BPV wordt gestopt, dan dient het leerbedrijf of de school de praktijkovereenkomst op te zeggen, zoals dit voorheen ook het geval was. Mocht de leerling een vervangende BPV-plek nodig hebben, dan kan het SBB benaderd worden voor hulp bij het zoeken naar een beschikbare praktijkplek.

Beroepspraktijkvorming begeleiden

Als de BPV blijft plaatshebben bij de leerbedrijven, kan de begeleiding gewoon doorgaan. Het leerbedrijf moet het daar uiteraard ook mee eens zijn. Wel moet er gehandeld worden conform de richtlijnen van het RIVM en de GGD. Een andere vorm van begeleiding, bijvoorbeeld telefonisch of via Skype, zou in sommige gevallen de voorkeur kunnen hebben. Voor de onderbouwing van de begeleiding volstaat een samenvatting van de gesprekken. De RVO heeft aangegeven coulant te zijn bij het beoordelen van de bewijslast voor de begeleiding en daarbij de richtlijnen van het ministerie van OCW en de MBO Raad te volgen.

Sommige werkgevers zullen te maken hebben met gedwongen sluiting tot20 mei. De weken waarin BBL-studenten niet konden worden begeleid zullen dan niet in mindering worden gebracht op de subsidie. Wanneer de sluiting langer duurt, zal in overleg met de RVO bekeken worden wat nodig is om de subsidie in 2020 niet af te toppen op de nominale duur.

Andere vormen van examineren

Voor studenten die in dit studiejaar kunnen diplomeren doen scholen hun best om ze op een verantwoorde wijze hun diploma te laten behalen. OCW, de MBO Raad en de inspectie hebben een ‘handreiking Verantwoord Diplomabesluit’ opgesteld die scholen hierbij kunnen gebruiken. Zo krijgen scholen de ruimte om bewijzen die een student heeft opgebouwd tijdens de opleiding mee te laten wegen in het besluit de student een diploma te verlenen. Ook worden, na raadpleging van de onderwijsteams en examencommissies, alternatieve manieren van examinering voorgesteld. Daarbij kan gedacht worden aan mondelinge online examens, examinering op een andere locatie dan de BPV-plek of simulatie binnen de school.

Diplomering draait uiteindelijk om het beoordelen of een student de kerntaken die in het kwalificatiedossier staan beheerst. Als alternatieve manieren van examinering geen oplossing bieden, kan er besloten worden om examinering uit te stellen voor de betreffende kerntaken.

Whitepaper

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!

Amsterdam, 2 april 2020 – Amsterdamse e-health start-up Welly stelt tijdelijk een speciaal WellyCares programma beschikbaar om medewerkers in de zorg en bedrijfsleven te helpen bij stressreductie. De Welly app en personal coaching is per direct gratis beschikbaar voor ziekenhuizen en tegen kostprijs voor overige bedrijven en organisaties.

Aandacht voor stress

De huidige situatie in ziekenhuizen is extreem stressvol en ook in veel andere sectoren lopen de spanningen hoog op. Gerichte ondersteuning bij stresshantering kan helpen bij de huidige crisis en risico’s op langetermijneffecten verkleinen. De Welly Methode is oorspronkelijk ontwikkeld voor organisaties die hun medewerkers willen ondersteunen fysiek en mentaal fit te blijven. Een speciaal 3 maanden programma is nu breed beschikbaar om realtime stress en burnout levels te meten en beter met de onzekerheid en stress van de komende tijd om te gaan.

Welly en de Welly Methode

Welly is een start-up van Kim de Graaf en Nicole Schram. Een jaar geleden lanceerden zij een personal wellbeing app & coaching op basis van de zelfontwikkelde Welly Methode. De methode zet de pijlers body, mind en food gericht in voor stress coping. Alle fysieke en mentale oefeningen zijn eenvoudig via de Welly app vanuit huis te doen en er is een personal coach op afstand beschikbaar. Alle functionaliteiten zitten in het tijdelijke WellyCares programma.

Kim de Graaf: “We willen iets doen voor ziekenhuizen die onder zoveel druk zulk fantastisch werk verrichten. Hoe klein onze bijdrage wellicht ook is, als ziekenhuizen onze methode geschikt achten, dan zijn onze app en coaches kosteloos beschikbaar. De introductie van Welly in de zorg was gepland voor volgend jaar, maar we willen in samenspraak met de ziekenhuizen kijken wat we nu al kunnen betekenen.”

Waarom WellyCares?

De combinatie van digitale technologie en menselijke interactie is bepalend voor de Welly Methode. Veel coaches en experts met wie Welly samenwerkt worden momenteel hard geraakt door de crisis. Zo is het idee van het WellyCares ontstaan. Op deze manier kunnen de coaches hun expertise belangeloos inzetten om ziekenhuismedewerkers bij te staan. Het betreft geen gespecialiseerde psychische hulp maar stress- en lifestyle coaching. Door buiten de zorg tegen kostprijs te werken, is Welly bereikbaar voor veel organisaties en waarborgt ze een basisniveau aan inkomsten voor de coaches.

Actief benaderen, snelle opstart

De komende tijd worden actief ziekenhuizen en HR-afdelingen van Nederlandse organisaties benaderd, om te zien of Welly een bijdrage kan leveren in deze fase. Ziekenhuizen en bedrijven die het programma direct willen inzetten, kunnen vanaf vandaag ook zelf contact opnemen. Na een volledig digitale intake en activatie op afstand krijgen medewerkers binnen drie dagen toegang tot de app en het WellyCares programma.