Omdat wij voor veel van onze klanten de administratie voor deze regeling verzorgen weten we goed waar zij de afgelopen jaren tegenaan zijn gelopen. We hebben onze bevindingen uit de markt dan ook gedeeld met de onderzoekers en een aantal aanbevelingen gedaan. De belangrijkste punten zetten we hier onder elkaar.

Het onderzoek

Het hoge personeelstekort in de zorg vraagt om oplossingen. Een van de belangrijkste daarvan is het bereiken van meer jongeren door een carrière in de zorg aantrekkelijker te maken. Dit kan onder andere door meer stageplaatsen bij zorgaanbieders te creëren en de begeleiding van stagiaires te verbeteren. Daarvoor is het stagefonds zorg bedoeld.

De regeling wordt momenteel onderzocht door I&O research in samenwerking met organisatiebureau Berenschot. Zij bevragen organisaties die gebruik hebben gemaakt van de regeling in de periode 2016 tot en met 2019. Al deze organisaties ontvingen hiervoor een vragenlijst en kregen bovendien de mogelijkheid om een evaluatiegesprek met Berenschot aan te vragen.

Evaluatiegesprek

Een aantal problemen en inconsistenties komen vaak terug bij verschillende organisaties.

1. Onregelmatige toekenning

Er zijn meerdere opleidingen en trajecten waarvan het kwalificatienummer niet subsidiabel is, terwijl (soort)gelijke opleidingen dat wel zijn. Of waar het kunnen aanvragen van subsidie afhangt van de context waarbinnen een stage wordt gelopen.

• MBO derde leerweg opleidingen (OVO) zijn niet subsidiabel, maar de BBL opleidingen wel.
• Zorgstages zijn niet subsidiabel als ze worden gelopen als keuzedeel voor een opleiding die niet binnen het stagefonds valt.
• Branche-erkende opleidingen zoals Kraamverzorgende vallen niet onder het stagefonds maar Verzorgende IG wel.
• Een opleiding met twee croho-nummers is voor het ene nummer wel subsidiabel (bijvoorbeeld HBO SPH 34617) en voor het andere niet (HBO SPH 81032).

Er is hier vaak sprake van opleidingen met min of meer dezelfde inhoud als opleidingen waarvoor wel subsidie vanuit het stagefonds aan te vragen is. Deze inconsistentie zorgt voor veel verwarring en onbegrip.

• Verschil HBO deeltijd en HBO duaal

Daarnaast is er landelijk veel onduidelijkheid over het verschil tussen HBO duaal en HBO deeltijd. Ook de onderwijsinstellingen zelf kunnen hierin niet altijd opheldering verschaffen en hanteren onderling soms zelfs verschillende definities voor de leerwegen.

Omdat de normbedragen voor de twee opleidingsvormen aanzienlijk verschillen hebben wij tijdens het evaluatiegesprek gepleit voor het gelijktrekken van de twee leerwegen in de subsidieregeling. De inzet van de stageaanbieder, en daarmee de kosten, zijn voor beide varianten namelijk vrijwel altijd gelijk.

Verlenging

Momenteel voeren de onderzoekers nog evaluatiegesprekken met zorgorganisaties en opleiders om zoveel mogelijk input te verzamelen. I&O research laat al wel weten dat de respons op de vragenlijsten in ieder geval hoog is. Een eerste verwachting is dat de regeling vermoedelijk verlengd zal gaan worden, maar dat wordt pas duidelijk wanneer het onderzoek met het ministerie is besproken.

Whitepaper:

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!

Naast het uitstel is ook besloten dat het rapport van feitelijke bevindingen, dat nog gehandhaafd werd in het meest recente accountantsprotocol, alsnog komt te vervallen.

Opgesomd heeft het ministerie het volgende besloten:

• Het rapport van feitelijke bevindingen is niet meer verplicht voor de verantwoording KiPZ 2019 > € 125.000
• Het rapport van feitelijke bevindingen is niet meer verplicht voor de verantwoording KiPZ 2020 (op basis van het vernieuwde accountantsprotocol)
• Er wordt drie maanden uitstel verleend voor indiening verantwoording KiPZ 2019. Verdere verruiming kan in de toekomst tot de mogelijkheden behoren.

Hoe werkt dat in de praktijk?

De subsidieregeling KiPZ stimuleert organisaties die medisch specialistische zorg leveren om in de kennis en vaardigheden van hun personeel te investeren. De regeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg is complex en een aanvraag kost veel tijd en moeite, net zoals het bijhouden van de administratie.

Door de huidige wijziging heb je gelukkig meer tijd om de administratie compleet te maken en je rapportage te schrijven. Let wel op dat het vaak lastiger is om de administratie nog te verzamelen en eventueel te corrigeren als de activiteiten al langer geleden zijn afgerond. Verder is het onderzoek voor het rapport van feitelijke bevindingen dus niet meer nodig

Hoe zit het met de KiPZ aanvraag 2020?

Vanwege de coronasituatie is het waarschijnlijk dat het eerder ingediende opleidingsjaarplan 2020 niet uitgevoerd kan worden. Het ministerie bevestigt dat de middelen die eerder gereserveerd waren, nu besteed kunnen worden aan opleidingsactiviteiten voor zorgprofessionals die worden ingezet in de zorg voor coronapatiënten. Daarnaast geeft de regeling ruimte aan instellingen om na de toekenningsverlening af te wijken van het oorspronkelijke jaarplan. Mocht dat gebeuren, dan  is het vooral zaak om wijzigingen goed te beschrijven in de verantwoording van 2020.

Whitepaper

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!

Geen verandering praktijkovereenkomsten

Voor de praktijkovereenkomsten voor BOL- en BBL-studenten heeft de huidige situatie geen gevolgen. Als de BPV tijdelijk wordt stilgelegd, dan kan de praktijkovereenkomst ongewijzigd in stand blijven. Als de BPV wordt gestopt, dan dient het leerbedrijf of de school de praktijkovereenkomst op te zeggen, zoals dit voorheen ook het geval was. Mocht de leerling een vervangende BPV-plek nodig hebben, dan kan het SBB benaderd worden voor hulp bij het zoeken naar een beschikbare praktijkplek.

Beroepspraktijkvorming begeleiden

Als de BPV blijft plaatshebben bij de leerbedrijven, kan de begeleiding gewoon doorgaan. Het leerbedrijf moet het daar uiteraard ook mee eens zijn. Wel moet er gehandeld worden conform de richtlijnen van het RIVM en de GGD. Een andere vorm van begeleiding, bijvoorbeeld telefonisch of via Skype, zou in sommige gevallen de voorkeur kunnen hebben. Voor de onderbouwing van de begeleiding volstaat een samenvatting van de gesprekken. De RVO heeft aangegeven coulant te zijn bij het beoordelen van de bewijslast voor de begeleiding en daarbij de richtlijnen van het ministerie van OCW en de MBO Raad te volgen.

Sommige werkgevers zullen te maken hebben met gedwongen sluiting tot20 mei. De weken waarin BBL-studenten niet konden worden begeleid zullen dan niet in mindering worden gebracht op de subsidie. Wanneer de sluiting langer duurt, zal in overleg met de RVO bekeken worden wat nodig is om de subsidie in 2020 niet af te toppen op de nominale duur.

Andere vormen van examineren

Voor studenten die in dit studiejaar kunnen diplomeren doen scholen hun best om ze op een verantwoorde wijze hun diploma te laten behalen. OCW, de MBO Raad en de inspectie hebben een ‘handreiking Verantwoord Diplomabesluit’ opgesteld die scholen hierbij kunnen gebruiken. Zo krijgen scholen de ruimte om bewijzen die een student heeft opgebouwd tijdens de opleiding mee te laten wegen in het besluit de student een diploma te verlenen. Ook worden, na raadpleging van de onderwijsteams en examencommissies, alternatieve manieren van examinering voorgesteld. Daarbij kan gedacht worden aan mondelinge online examens, examinering op een andere locatie dan de BPV-plek of simulatie binnen de school.

Diplomering draait uiteindelijk om het beoordelen of een student de kerntaken die in het kwalificatiedossier staan beheerst. Als alternatieve manieren van examinering geen oplossing bieden, kan er besloten worden om examinering uit te stellen voor de betreffende kerntaken.

Whitepaper

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft om die reden een extra categorie toegevoegd aan de subsidieregeling SectorplanPlus. Deze extra tegemoetkoming moet in de inwerk- en (bij)scholingskosten voor de eerder genoemde (zorg)professionals die bijspringen om de grotere zorgvraag op te vangen.

Per traject zullen vaste vergoedingsbedragen worden bepaald. Deze worden later bekend gemaakt, evenals de vereisten voor de administratie. Ook organisaties in de zorg- en welzijnssector die geen aanvraag hebben ingediend voor het vierde tijdvak van SectorplanPlus kunnen zich aanmelden voor de extra subsidie.

Uitstel deadline tijdvak 3

Het Ministerie van VWS heeft besloten de SectorplanPlus deadline van 1 april 2020 voor het aanmaken van registraties tijdvak 3 en het uploaden van documenten uit te stellen. Door deze maatregel kan de zorg haar aandacht volledig richten op de huidige crisissituatie. De nieuwe deadline zal tenminste een maand van tevoren worden gecommuniceerd.

SectorplanPlus, hoe zat het ook al weer

SectorplanPlus (SPP) is een meerjarige projectsubsidie (2017-2021) voor werkgevers in de sector Zorg & Welzijn. Via SPP kunnen sociale partners een sectorplan indienen om op de korte termijn te meer handen aan het bed te krijgen. De regeling is bedoeld voor:

• het stimuleren van de nieuwe instroom van medewerkers;
• het opleiden van personeel door middel van leer-werkopleidingen;
• het toerusten van praktijk- en/of werkbegeleiders;
• vanaf 2020 ook voor het behoud van medewerkers door scholing.

De uitgestelde deadline zorgt ervoor dat jouw organisatie langer de tijd heeft om het aantal opleidingen en trainingen, die gestart zijn in 2019, te controleren en te registreren in het portal. Om je hierbij te helpen hebben we hieronder alles op een rij gezet.

Verschillende subsidiabele activiteiten

Er zijn vijf categorieën waarbinnen de opleidingen en trainingen subsidiabel kunnen zijn:

1. Kwalificerend Beroepsonderwijs: MBO beroepsbegeleidende leerweg (BBL)
2. Kwalificerend Beroepsonderwijs: HBO duaal
3. 1: Kwalificerend Beroepsonderwijs: MBO derde leerweg, HBO deeltijd, Post HBO
   2: Training & opleiding: lang (minimaal 128 uur)
   3: Oriëntatiebanen
4. Training & ontwikkeling: middellang (40 uur tot 128 uur)
5. Training & ontwikkeling: kort (3 uur tot 40 uur)

Voor alle medewerkers die een opleiding en/of training volgen en waarvoor subsidie wordt aangevraagd vanuit SPP moet je een projectadministratie voeren. Daarin kunnen we onderscheid maken in gevraagde administratie voor categorie A & B en categorie C, D & E. Voor de activiteiten A & B gaat het om een vaste vergoeding, terwijl voor categorie C, D & E de subsidie tegemoet komt in daadwerkelijk gemaakte kosten.

Aanmaken registraties tijdvak 3

Voor deze deadline moet je registraties aanmaken voor tijdvak 3. Om dit te doen voor alle subsidiabele opleidingen en trainingen binnen jouw organisatie zijn in elk geval de onderstaande gegevens nodig:

• Naam (en opleidingscode) van de opleiding of training
• Namen van alle deelnemers en geboortedatum
• Datum van indiensttreding van alle deelnemers
• Deeltijdfactor dienstverband van alle deelnemers
• Startdatum van verschillende opleidingen en trainingen

Naast het registreren van alle medewerkers die een opleiding en/of training hebben gevolgd (vraagt de (uitgestelde) deadline om de eerste drie documenten voor categorie A & B te uploaden in het portal.

Uploaden documenten A en B

De eerste drie documenten voor categorie A & B zijn:

• Deelnemersverklaring: in deze eenmalige verklaring geeft de deelnemer aan op de hoogte te zijn van het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens voor de subsidie. Eind 2019 is dit document komen te vervallen. De werkgever is echter nog steeds verplicht haar medewerkers hierover actief te informeren, bijvoorbeeld door middel van de Privacy-notitie SPP.

• Leerwerkovereenkomst (of BPVO/POK): in de overeenkomst moet het crebo/croho-nummer (opleidingscode) staan, de start- en einddatum van de opleiding en de overeenkomst moet ondertekend zijn door opleider, werknemer en werkgever.

• Startloonstrook: deze is van de maand waarin de opleiding is begonnen.
  Let op: zorg bij het uploaden dat het BSN en IBAN-nummer op de loonstrook zijn afgeschermd.

Je zult later nog aanvullende documenten moeten aanleveren per deelnemer. Houd hiermee alvast rekening bij het inrichten van je projectadministratie. Onze ervaring is dat het meer werk is om documenten met terugwerkende kracht op te stellen of op te vragen, dan het direct verzamelen en verwerken daarvan. Het gaat om:

• Prestatiebewijs: een diploma als de deelnemer de opleiding binnen het tijdvak heeft afgerond of een deelnameverklaring als de opleiding niet (of niet binnen twee jaar) is afgerond. De deelnameverklaring dient door de opleider getekend te zijn. Let erop dat deelnemers niet subsidiabel zijn als de opleiding binnen zes maanden wordt stopgezet.

• Eindloonstrook: deze is van de eerste maand waarin het leerwerktraject eindigt, dus de maand waarin de leerling de maximale looptijd van 24 maanden bereikt of de maand waarin de leerling diplomeert of stopt.
  Let op: zorg bij het uploaden dat het BSN en IBAN-nummer op de loonstrook zijn afgeschermd.

Aan de slag!

Mocht jouw organisaties nog geen of niet alle registraties hebben aangemaakt voor tijdvak 3, maak hier dan nog werk van. Nadat de deadline verstreken is, is het niet meer mogelijk om deelnemers te registreren en dus om (meer) subsidie aan te vragen en te verantwoorden.

Download de whitepaper: Opleidingssubsidies

De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden, is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer je jouw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maak je waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neem je daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee?

Middels dit whitepaper willen wij jou graag op de hoogte stellen van de verschillende opleidingssubsidies, wat je nodig hebt bij de aanvraag en wat het je allemaal kan opleveren!