Ik ben geschrokken. Echt geschrokken. Dat medewerkers in de zorg een (te?) groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben, wist ik al. Dat er veel burn-outs zijn in de zorg wist ik ook. En dat de betrokkenheid enorm en bewonderenswaardig is, was mij bekend. Ik heb de Zorgpin in het leven geroepen om daar een passende waardering voor te bieden en schreef al eerder een artikel over medewerkers die vol zitten. Ook zag ik regelmatig dat mensen even nog een gesprekje doen met een cliënt, ook al is hun dienst afgelopen. En ik hoorde wel vaker dat medewerkers aangaven dat ze iets niet wilden doen omdat er al ‘te veel privé-tijd ging zitten in het werk’. Ik las eerder al dat Tommie Niessen, verpleegkundige en vlogger, in zijn eigen tijd urine in ging leveren omdat de cliënt niemand anders had. Ook schrok ik toen ik hoorde dat mensen door het arbeidsmarkttekort geen drie maar twee aaneengesloten weken vakantie mochten opnemen.
Maar dat het zo’n structureel zorgelijk probleem is, drong weer tot me door toen ik dit gesprek opving:

‘Een medewerker van mij start altijd om 06.15 uur met werken terwijl haar dienst pas om 07.30 uur begint. Dan kan ze vast de rapportages en mails lezen.’ ‘Herkenbaar,’ zegt de ander, ‘veel van mijn medewerkers beginnen ook een half uur voor hun dienst omdat ze als de dienst begint direct met de clienten aan de slag moeten.’  De derde gesprekspartner vult aan ‘Mijn medewerker vertelde dat ze door de (onbetaalde) extra uren haar vrijwilligerswerk opgezegd had. Het was te veel.’
En de zorgmanager sluit af met ‘Sowieso lezen medewerkers hun mail en informatie thuis omdat ze aangeven daar op het werk geen tijd voor te hebben.’

Een gesprek dat naast mij plaatsvindt tussen zorgmanagers en een coach die teams ondersteunt.
De coach greep in en sprak met het hele team af dat er voor 07.10 uur geen cliënten verzorgd worden en dat mensen niet voor 07.00 uur aan hun dienst beginnen. ‘De collega’s die wel gewoon op tijd aan hun dienst beginnen, voelen zich schuldig als de rest van het team al die tijd al aan het werk is’ Het voelt dus blijkbaar als te laat komen terwijl ze precies op tijd zijn?

Is het alleen dat (te?) grote verantwoordelijkheidsgevoel en die betrokkenheid? Of is het ook een reactie uit overmacht? Een teken van een te hoge werkdruk? Een te hoge administratiedruk? Ik denk een combinatie. Maar het is een ongezonde combinatie! En we laten het toe. Het tekort is blijkbaar zo groot dat we blij zijn met alle extra uurtjes. Ook al zijn het extra’s die ervoor zorgen dat mensen privé compromissen sluiten en mensen de ziektewet in jagen. We maken daardoor het onderliggende probleem niet zichtbaar.

Hoe groot zou het arbeidsmarkttekort zijn als elke zorgmedewerker vanaf aanstaande maandag besluit om niks meer in zijn vrije tijd te doen? Wat zou er allemaal blijven liggen en welk effect zou het hebben op de kwaliteit van de zorg aan de cliënten? Hoeveel geld zouden we kwijt zijn als we al die uren echt zouden betalen? Ik vrees het ergste. We zouden waarschijnlijk nog veel meer mensen nodig hebben in loondienst. Nog meer zzp’ers in moeten schakelen om het gat te vullen.

We moeten juist in deze tijden van werkdruk en tekorten bescherming bieden aan onze kostbare zorgprofessionals. Onze waardering laten blijken, maar ook grenzen stellen aan hun verantwoordelijkheidsgevoel. Een vitale medewerker heeft recht op een betaling van daadwerkelijk gewerkte uren èn recht op vrije tijd. En die verantwoordelijkheid ligt zowel bij de zorgprofessional als bij zijn of haar baas.

Dus, zorgprofessionals: tot morgenochtend 07.00 uur. En geen seconde eerder.

Hoe word je een digitale held?

Naast de website www.digivaardigindezorg.nl (waar tegenwoordig ook allerlei Officetrainingen op staan) zijn er miljoenen websites waar mensen handigheidjes delen. Ik verzamel een paar handigheidjes voor je die ik zelf ook gebruik. Zo kun jij een digitale held worden. Iemand tegen wie mensen vanaf morgen op kijken. Je kunt diegene zijn die onderstaande tips weer deelt met anderen en bescheiden de (terechte) bedankjes in ontvangst neemt. Ik ben geen computernerd dus wil je gedetailleerde informatie? Gebruik Google! De tips zijn random en voor de een meer bruikbaar dan voor de ander. Doe er je voordeel mee. Of niet.

Download hier de tips in de rubriek: 

Ik durf van mezelf te zeggen dat ik een snelle denker ben. Een ideeënmachine. Geef me een vraagstelling, wat gele briefjes en een pen en ik ga volledig out-of-my-box! Dan gaat het stormen in mijn hoofd en kan mijn pen mijn hoofd niet bijhouden. Ik word net zo blij van brainstormen als van chocolade.

Voor mijn werk binnen ’s Heeren Loo begeleid ik ook diverse brainstormsessies van anderen ten behoeve van innovatie. Voorheen vaak op de klassieke manier. Ideeën op de welbekende post-it, selectie maken en acties bepalen. Een werkvorm die bijna altijd past, iedereen kent en dus weinig toelichting vraagt.

Brainstormamateur

Onlangs volgde ik samen met medewerkers van het innovatieplatform ’s Heeren Loo een cursus ‘Creativiteit en creatieve processen’ van Max van Leeuwen (co-acteur van het boekje Innovatie door creativiteit). Daar ging een wereld voor me open! Ik bleek een brainstormamateur. Tenminste, waar het gaat om verschillende manieren om een gestructureerde sessie te leiden die tot echte out-of-the-box-resultaten leidt!

Simpele tips die leiden tot betere resultaten. Eerst moeten mensen in de stemming komen. Qua creativiteit en qua onderwerp. En dat kan je op zo ongelooflijk veel manieren doen! Zoals met de bloemassociatie en de kettingassociatie. Of de ijsbreker natuurlijk. Liefst origineler dan ‘Is het een oude vrouw of een jonge vrouw die je op de tekening ziet?’

De richtlijnen voor post-its

Dan blijken er richtlijnen voor het gebruik van memoblaadjes! Maximaal 1 idee per blaadje en schrijven in grote letters met een dikke stift. Omdat ik geen GFT-afval scheid in de keuken compenseerde ik dat eerder altijd door meerdere ideeën in hele verhalen met pen op 1 post-it te zetten. Foei. Niet meer doen. En dan begint het bij het formuleren van de juiste vraag. Zonder goede vraag geen goed resultaat. Liefst vanuit een positief en oplossingsgericht uitgangspunt en beginnend met ‘Hoe kunnen we…’, ‘Op welke manier…?’ En – hoe leuk ik het ook vind om te doen – de procesbegeleider brainstormt zelf niet mee. Die is nodig om het creatieve proces in goede banen te leiden. Die moet streng zijn op ja-maars. Streng zijn bij discussies die al ontstaan tijdens de brainstorm. Die gaat de post-its tussentijds organiseren en de groep af en toe voeden met denksuggesties.

Wat vaak gebeurt is dat de gespreksleider zodra hij ziet dat er minder geschreven wordt, een einde maakt aan het brainstormen. Fout! Er blijken drie fases te zijn bij het genereren van ideeën. In de eerste fase komen alle alledaagse cliché-oplossingen. In de tweede tijdsfase gaan mensen wat meer rare ideeën creëren. Ze gaan ideeën verbinden die op het whiteboard hangen. Resultaat fase 2: schijnbaar weinig bruikbare en een tikje vreemde ideeën. En dan moeten we niet opgeven zeggen de kenners. Want in fase drie komen de nieuwe ideeën, die bruikbaar en meer realistisch zijn! Volhouden dus.

Gelukkig was er ook de tip om de acties zo concreet mogelijk te maken. (Daar heb ik ook altijd zo’n behoefte aan). En dan kun je al die ideeën ook nog samen selecteren met verschillende methodieken waarbij je bijvoorbeeld screent op zowel originaliteit als op haalbaarheid (met een andere kleur stickertje, heerlijk).

Brainstormen is een vak

Het klinkt allemaal zo eenvoudig. Maar wat fijn dat er ook specialisten zijn in het structureren van mijn hersenspinsels. Ik ben het sinds de workshop echt anders gaan doen. Zelf en in sessies met anderen. En met resultaat. Ik heb er lol in. Ik kan het aanbevelen! Brainstormen blijkt een vak. En daarom ga ik de trainersopleiding ‘Creatief denken’ volgen. Nu al zin in. De nieuwe kennis wil ik gebruiken voor de cliënten van ’s Heeren Loo. Geen vage sessies met te volle briefjes met te vage slogans die nergens toe leiden. Maar gestructureerde, zorgvuldig voorbereide sessies die het beste uit mensen halen en leiden tot concrete out-of-the-box-ideeën. Of ongelooflijk voor de hand liggende maar goede ideeën. Ideeën die echt leiden tot innovatie en kwaliteit van leven voor onze cliënten!

Pas maar op. Straks is elke ’s Heeren Loo-medewerker een lean mean brainstorming-machine!

Digitale vaardigheden zijn geen vast onderdeel van de opleiding, zitten meestal nog onvoldoende in het inwerkprogramma en er wordt te weinig tijd besteed aan de adoptie van nieuwe digitale applicaties. Eén op de tien zorgprofessionals is digibeet en er zijn 1,3 miljoen laaggeletterden in Nederland. Hoeveel daarvan zouden er in de zorg werken als we weten dat 1 op de 7 van alle Nederlanders in de zorg werkt? En wat is het effect van moeilijk kunnen lezen en schrijven op het werken met computers?

Zorgprofessionals verlaten de zorg omdat ze het achtste zorgplansysteem uit hun carrière onder de knie moeten gaan krijgen en al in paniek raken bij de gedachte. Medewerkers raken overspannen omdat ze door de applicaties het bos niet meer zien en stress en angst ervaren. Er is een arbeidsmarkttekort en de werkdruk is gigantisch. En dan zeventien applicaties gebruiken, waarvoor je meestal ook nog apart moet inloggen? Pittige klus!

Digitaal werken en zorgtechnologie

Voor een masterclass die ik gaf in de eHealthweek ging ik op onderzoek uit en ging ik in gesprek met professionals, managers, en ict-ers. Ik maakte een splitsing tussen het werken met zorgtechnologie en het digitale werken.

• Digitaal werken
  ‘Het gebruik van digitale ondersteuning (apparatuur en data) bij het monitoren, uitvoeren en begeleiden van administratieve taken en processen binnen de organisatie (roosters, ECD, eHRM, apps) voor en door medewerkers.’
• Zorgtechnologie
  ‘Technologie om de kwaliteit van zorg te verbeteren voor medewerkers en cliënten. Producten, apps, websites, devices zoals smartphone en tablet.’

De drempels

Wat gaat er naar mijn mening vaak mis bij deze twee onderwerpen?

• Medewerkers hebben, krijgen of nemen geen tijd om nieuwe dingen onder de knie te krijgen.
• Het is vaak nog mogelijk de digitalisering te omzeilen, soms dankzij een behulpzame collega.
• Mensen gebruiken vooral wat ze direct nodig hebben, ze zijn weinig exploratief naar extra mogelijkheden.
• Applicaties zijn weinig intuïtief en plurifom.
• Applicaties kennen elk een aparte inlog.
• Mensen die de zorg kiezen zijn vaak niet zo van de techniek, zijn voorzichtig.
• Medewerkers zien het nut niet altijd in van ‘digitaal’, het voelt als een verplicht nummer.
• Het zit niet in de basisopleiding of inwerkprogramma van de zorgprofessional.
• De techniek doet niet wat het zou moeten doen (niet met gebruiker zelf ontwikkeld).
• Techniek hapert, stoort, werkt niet, Wifi te zwak.
• Er is een gebrek aan basisvaardigheden om nieuwe applicaties te leren (1,9 miljoen digibeten in Nederland*).
• Er is weerstand, schaamte, onzekerheid en angst om fouten te maken.
• Digitale competenties staan niet in het functieprofiel, en niet in de beoordelingssystematiek.
• Mensen zeggen dat ze handig zijn in Office, maar er wordt niet getoetst of ze niet alleen de basis van de basis kennen.
• Er is weinig tot geen voorbeeldgedrag van leidinggevenden.
• Er is te weinig tijd voor implementatie en uitleg nieuwe applicaties.
• Er is een overlap met laaggeletterdheid medewerker (1,3 miljoen Nederlanders*).

* Bron: Rapport Oefenen.nl 2017

Voorwaarden om met de twee onderwerpen aan de slag te kunnen gaan rubriceerde ik als volgt:
1             Software, hardware, materialen en middelen
2             Kennis en vaardigheden
3             Visie
4             Draagvlak & commitment
5             Inbedding in de organisatie
6             Een heldere doelstelling

Hoe krijg je die digitale drempels omlaag?

Ik ontwikkelde een zelfscan op basis van voorwaarden, waar naar mijn mening én die van de geïnterviewden, aan voldaan moet zijn om met technologie en digitalisering aan de slag te gaan. Een zelfscan waar organisaties of afdelingen zichzelf op kunnen beoordelen. Geen wetenschappelijk onderzoek, maar een vragenlijst die inzicht geeft in wat goed gaat en wat beter kan. Ik testte de zelfscan met de groep deelnemers aan de masterclass. Ze gingen driftig aan de slag en waren enthousiast over de inzichten. Een manager ICT zei: ‘Ik ga deze lijst met mijn team invullen en gebruiken voor een verbeterplan!’

Wat ga jij verbeteren?

Ik deel deze lijst zodat andere organisaties zichzelf ook kunnen evalueren. Digitalisering is voorwaardelijk voor een goede kwaliteit van zorg en onmisbaar in de zorg van de toekomst. Maak ook een verbeterplan en ga aan de slag. Je kunt de Zelfscan Drempels digitaal werken hier downloaden, ouderwets printen en met je rekenmachine je score berekenen. Succes!

Feedback
Heb je feedback? Mis je zaken die invloed hebben? Reageer dan hieronder, zo maken we samen een dynamische lijst!

Een tijdje geleden kreeg ik de kans om namens ‘s Heeren Loo deel te nemen aan een studieweek in Silicon Valley. Samen met een groep met bestuurders, managers en directeuren van meer dan 21 verschillende bedrijven uit 4 landen, bezochten we 22 bedrijven in één week. Ik ben de enige uit de zorg.

Definitieproblemen

Wat is Silicon Valley eigenlijk? En kunnen we ook een Silicon Valley (SV) in Nederland neerzetten? Het liefst in Nijmegen, ik wil ook wel eens dichtbij huis werken. Professor Russel Hancock (President en CEO van Joint Venture Silicon Valley en professor aan de Stanford University) vertelde dat SV een niet te definiëren fenomeen is. Het is niet gepland en niet georganiseerd. Niemand weet precies welk gebied erbij hoort. Er is geen businesscase en er is niemand verantwoordelijk voor. Maar hij kon wel kenmerken voor ons benoemen. Zoals bijvoorbeeld een cultuur van fouten mogen maken en een sterke financiële markt. Veel jonge hoog opgeleide werknemers (wat vaak rechtzaken rondom leeftijdsdiscriminatie oplevert) die regelmatig van baan veranderen en dus een frisse wind brengen. Maar ook een gunstig overheidsbeleid en sterke universiteiten zoals Stanford die intensief samenwerken met bedrijven. Een gespecialiseerde infrastructuur zoals accountants, scouts en advocaten gespecialiseerd in intellectueel eigendom. En erg belangrijk volgens hem: een reden om in Silicon Valley te willen werken is de kwaliteit van leven. Een goed klimaat, mooie natuur, aandacht voor cultuur, moderne steden, maar ook hiking, surfen, fietsen en wandelen.

Think big(ger)

Kun je iets wat niet gepland is, en niet te definiëren is, toch kopieren? We kunnen wel proberen om de ideale omstandigheden te creëren in Nederland. Een klimaat waarin mensen met goede ideeën de kans en de financiering krijgen om groot te denken. Groter dan ons kleine landje, groter dan onze eigen grenzen. Want dat is iets waar Amerika goed in is. Groot denken. Vanuit een ongelooflijke energie, ambitie en zelfvertrouwen. Ik luisterde daar naar CEO’s van 25 jaar oud die in een paar jaar tijd tientallen miljoenen verdiend hebben of gaan verdienen. Ze staan in een verschoten spijkerbroek, een acceptabel nette blouse en een hangjongeren-pet op vol passie vlekkeloos te pitchen en ik denk steeds: ‘Huh?!’ Ze worden gecoacht door bedrijven als Readwrite in San Fransisco om het onmogelijke mogelijk te maken. De nieuwste ontwikkelingen op het gebied van robotica, datascience, gezichtsherkenning, Internet of Things en nog veel meer. Elke keer als ik vraag naar hun ideeën over toepassingen in de gehandicaptenzorg zie ik overigens dezelfde ‘Huh?!’ op hun gezicht.

De wereld lijkt een stukje sneller te gaan in SV. Bedrijven die vijf jaar geleden de grootste werkgever waren, bestaan niet meer, en nieuwe start-ups schieten sneller dan paddenstoelen uit de grond. Maar alleen de besten gaan door. Er is één straat in San Fransisco waar alle financiers gezellig samen hun bedrijven gevestigd hebben. Zij zeggen dagelijks tientallen keren ja of nee tegen voorstellen.

Yes we can?

Voldoet Nederland of Nijmegen aan de kenmerken? Kunnen we die cultuur creëeren in Nederland? Kunnen we die snelheid aan? Ik weet het niet, maar ik ben al blij als we er 2% van kunnen realiseren. Twee procent meer mooie oplossingen voor ‘mijn’ doelgroep: mensen met een verstandelijke beperking. We doen al verschrikkelijk veel en hebben eigen innovatoren, financiers, start-up bedrijven en coaches. We hebben grote wensen maar zijn een stuk bescheidener. Niks mis mee overigens na drie dagen vol kreten als ‘Amazing question!’, ‘Best group ever!’ en ‘Excellent work guys!’

De Nederlandse overheid heeft al allerlei nieuwe financieringen ter beschikking gesteld voor onderwerpen als zorginnovatie en eHealth. We hebben uitstekende universiteiten, een Healthvalley, een ambitieuze sector, een aantrekkelijk leefklimaat, en een (in vergelijking) redelijk normale minister president. We hebben in vergelijking een beter wegennet en openbaar vervoersnetwerk. We hebben grote steden, cultuur, natuur, en aantrekkelijk geprijsde huizen. Kortom: het zou moeten kunnen. Maar niemand weet welk ingrediënt het zwaarste weegt of hoe het het beste gecombineerd kan worden om zo succesvol te zijn als in Silicon Valley.

Klein beginnen, dichtbij huis

‘s Heeren Loo heeft een nieuw meerjarenplan voor innovatie en werkt hard om haar bijdrage te leveren aan de eerder genoemde twee procent. En daarom was ik ook in Silicon Valley. Om te leren en alle bruikbare toepassingen mee te nemen naar Nederland. Maar ook om te weten waarop we ons moeten voorbereiden voor de toekomst.

We kunnen trots zijn op wat we hebben, maar een mens mag (en moet) blijven dromen. We komen er wel. Nijmegen Valley is on it’s way!

Wij pakken het systematisch aan!

Binnen ’s Heeren Loo werken de afdelingen ICT en Informatie & Ontwikkeling hard om alle benodigde basisinfrastructuren aan te leggen om die digitale wereld te laten draaien. Ze denken na over de consequenties zoals privacy, communicerende systemen en voldoende ‘vette’ WiFi. Maar we gaan ook een project draaien dat ‘stimulering iPads’ heet. We maken gebruik van onze schaalgrootte om inkoopkorting te realiseren ten behoeve van cliënten, medewerkers, verwanten en vrijwilligers om privé een iPad of iPhone aan te schaffen. Een mooi voorbeeld van samenwerking van Informatie & Ontwikkeling en het Innovatieplatform om de digitale wereld dichterbij te brengen en de digitale vaardigheden van onze mensen te vergoten.

Met de academie voor Zelfstandigheid werken we aan een cursus iPad voor cliënten. En op Goodhabitz.nl is die cursus al beschikbaar voor alle medewerkers. We hebben markten van de Toekomst georganiseerd waar iedereen kennis kon maken met innovatieve producten. Daarnaast geven we presentaties op medewerkersdagen over de zorg van de Toekomst. En we hebben met Advisium ook een gratis te downloaden boekje ontwikkeld (waar binnenkort al de derde versie van verschijnt) met apps voor medewerkers en cliënten en innovatieve producten. Plus, we ontwikkelen een scholingsprogramma om iedereen helemaal up-to-date te brengen!

Zeven maanden lang organiseren we op maandag de ‘Apple Lunchbreak’! Een grappig event dat al op zeven plaatsen binnen de organisatie plaats vindt. Als de sirene van de eerste maandag van de maand gaat, delen mensen op informele wijze tijdens hun lunchpauze kennis en tips over hun device. En daarbij worden ze voorzien van ‘Appleflaps’ en ‘Applesap’. (Geruststellende gedachte voor de Apple-haters: in de uitnodiging staat dat je ook welkom bent met een Androidapparaat.) Doel? Kennis uitwisselen, het werk makkelijker en efficiënter maken en gebruikmaken van de mogelijkheden die er al lang zijn, maar niet iedereen kent.

Mijn eigen tip voor de Apple lunchbreak? Ik krijg altijd zeer enthousiaste reactie tijdens mijn workshop op tips over het gebruik van de dicteerfunctie! Een gratis functie op je iPad of iPhone die je aanzet bij instellingen – algemeen – toetsenborden – schakel dicteren in. Je opent een app, en klikt op het toetsenbord op het microfoontje links van je spatiebalk. Dan kun je eindeloze verhalen vertellen, inclusief leestekens, en de dicteerfunctie zet het automatisch om in getypte tekst. Oh, wat heeft me dat al veel tijd bespaard! Uiteraard is dit blog ook volledig gedicteerd. Het woord ’s Heeren Loo blijft de dicteerfunctie moeilijk vinden helaas, maar om daarom nou ergens anders te gaan werken? Daar zijn onze plannen veel te leuk voor!

Nu zijn onze cliënten soms nog digitaal beter op de hoogte dan hun begeleiders, maar daar gaat wat mij betreft verandering in komen: digitale vaardigheden voor iedereen! Ik kijk met steeds meer vertrouwen naar de digitale toekomst. Bring it on!