De beloning die je er als organisatie voor krijgt komt snel, want betrokkenheid leidt tot een hogere productiviteit en winstgevendheid én zorgt ervoor dat medewerkers minder verzuimen en langer in dienst willen blijven.  Minder verloop dus. Waardoor de investering zich helemáál terug verdient, want verzuim en verloop zijn bij de meeste organisaties de grootste kostenposten.

Wanneer voelt iemand zich meer betrokken?

Een medewerker voelt zich meer betrokken als deze kan bijdragen aan het succes van de organisatie, zoals door het krijgen van eigen verantwoordelijkheden, hoe klein die ook zijn (autonomie) en het gevoel heeft onderdeel te zijn van een team en van een organisatie (belonging). Ook moet er transparantie en openheid zijn in de interne communicatie, bijvoorbeeld als er veranderingen plaatsvinden in de organisatie. Want om betrokken te zijn, wil men weten wat er speelt in de organisatie.  

Hoe kan je dit bereiken?

Een eenvoudig maar zeer effectief middel om dit te bereiken is door middel van de dialoog, het gesprek aangaan. En daar mogen HR, managers en werknemers een gezamenlijke rol in spelen (= duurzame inzetbaarheid).

Dat klinkt ongelofelijk eenvoudig en dat is het ook. Praten met de medewerkers is enorm belangrijk, zodat je bijvoorbeeld weet waar ze mee bezig zijn en wat er speelt. Elk persoon is uniek en daarom zouden er per individu afspraken gemaakt moeten worden, die voor die specifieke medewerker belangrijk zijn om het werk en de prestaties zoveel mogelijk te verbeteren. Denk aan af en toe thuis werken, later beginnen, bepaalde opleiding doen, etc, Andersom geldt dat natuurlijk ook, dat men weet wat er in de organisatie speelt zodat er sprake kan zijn van echte betrokkenheid in elkaar.

Werknemers ervaren onvoldoende steun & mogelijkheden

Jammer genoeg blijkt dat er een achteruitgang waar te nemen is als het aankomt op duurzame inzetbaarheid ten opzichte van vorig jaar. 52 procent van de werkgevers denkt dat de werknemers niet bezig zijn met hun duurzame inzetbaarheid volgens onderzoek van AWVN (2019), terwijl 47 procent van de werknemers aangeeft ‘onvoldoende regelmogelijkheden en sociale steun’ te ervaren (TNO 2018).

Er wordt vaak gedacht dat een abonnement op de sportschool en/of gezonde voeding in de bedrijfskantine voldoende bijdraagt aan de vitaliteit van de medewerkers. Maar iemand die zich echt betrokken voelt en ervaart dat de organisatie oprecht in haar/hem geïnteresseerd is, zal veel minder snel opbranden. Ga jezelf maar eens na. Hoe is dat voor jou? Jij bent tenslotte ook een medewerker van jouw organisatie.

‘Maar waar haal ik in hemelsnaam de tijd vandaan?’ hoor ik je denken. En daarin ben je niet de enige. 60 procent van de werkenden ervaart namelijk een hoge werkdruk. Maar dat is vaak ook maar net hoe je er tegenaan kijkt. Het is niet altijd een kwestie van ‘meer’. Wees creatief. Door bepaalde dingen slimmer te doen kun je uiteindelijk tijd besparen. Er komen steeds meer innovatieve tools op de markt die je bij je werkzaamheden kunnen ondersteunen zodat er meer tijd kan zijn om met elkaar in gesprek te gaan. Diezelfde middelen kunnen het ook mogelijk maken om de gesprekken efficiënter te laten verlopen door direct op de inhoud in te kunnen gaan, omdat je tussentijds al op de hoogte bent wat er speelt.

Duurzame inzetbaarheid moet deel uitmaken van het dagelijks leven binnen de organisatie, anders gaat het niet werken. Het moet op de agenda blijven staan en er moet in geïnvesteerd worden. En net als bij elke investering betaald dit zich als je in het juiste investeert na verloop van tijd terug. Door de dialoog aan te gaan en door budget vrij te maken voor leerruimte en ondersteunende middelen om de communicatie te verbeteren en om te weten wat er speelt binnen de organisatie.

Hieronder delen wij een aantal tips om de dialoog tussen jou en je werknemers te verbeteren

Interne communicatie

Om medewerkers en werkgevers de mogelijkheid te bieden voor een dialoog is bijvoorbeeld een interne communicatie app de ideale oplossing.  Intranet is vaak niet toereikend, omdat informatie slecht vindbaar is en we weten allemaal hoeveel e-mails we dagelijks ontvangen, dus e-mail is hierin ook niet de juiste oplossing. Maak hierover goede afspraken met elkaar, zodat het voor iedereen duidelijk is hoe er binnen de organisatie met elkaar gecommuniceerd wordt.

Tweezijdige communicatie

Een goede tweezijdige communicatie zorgt ervoor dat de organisatie beter gebruik weet te maken van de talenten en passies van medewerkers bij het bereiken van de organisatiedoelen, maar ook om de betrokkenheid en daarmee de bevlogenheid van werknemers te vergroten. Managers dienen zich meer als coach op te stellen en horen daarbij goed naar haar medewerkers te luisteren en gebruik te maken van nuttige voorstellen of informatie. Regelmatig met oprechte interesse vragen hoe het met iemand gaat en vooral luisteren naar het antwoord, is het meest belangrijk. Denk als manager niet dat het volstaat te roepen dat je deur altijd open staat. Medewerkers komen niet uit zichzelf vertellen hoe het met hen gaat, je zult zelf vaker op mensen af moeten stappen en laten weten dat je er voor ze bent.

En soms is het zelfs verstandig om als leidinggevende en niet als coach op te treden. Ten eerste heeft niet iedereen de gave om het goed te doen, is men er bovendien niet voor opgeleid én is men ook degene die het beoordelingsgesprek voert. Daardoor zal niet elke medewerker zich vrij en veilig voelen om alles te vertellen. Een gesprek met een echte coach is dan verstandiger.

Dus niet een jaarlijks MTO wat alleen maar nuttige informatie kan opleveren (zij het achteraf en niet altijd even betrouwbaar) voor de werkgever. Of een jaarlijkse performance review (vaak een kopie van vorig jaar en soms zelfs door de medewerker zelf al ingevuld) wat eigenlijk zonde is van de tijd. Maar het echte gesprek aangaan door open vragen te stellen, daar gaat het om.

Onderlinge communicatie

Voor een goede harmonie binnen teams is het belangrijk om de betrokkenheid van werknemers te vergroten en dat dit veilig, oprecht en constructief is, maar vooral ook dat ze met respect voor elkaar communiceren en met elkaar omgaan. Dit vergroot het begrip voor elkaar, wat de onderlinge band en de samenwerking versterkt.

SAM heeft als missie om zoveel mogelijk mensen in balans te krijgen en het algehele welzijn te verhogen, en biedt o.a. een holistische zelfontwikkelings-app gericht op preventie. Jouw medewerkers kunnen zelf aan de slag met tips, challenges (serie van oefeningen) en e-learnings op de 6 belangrijke levensthema’s: persoonlijke groei, gezondheid, relatie, familie & vrienden, werk & carrière en financiën.

Wil je de app een maand gratis uitproberen? Speciaal voor de lezers van HR Community mogen we je dit aanbieden door de activatiecode HRCommunity! in te vullen in het inlogscherm. Download de app gratis op je telefoon met deze links vanuit de app store of play store.

Wil je meer weten over SAM? Neem contact met ons op of vraag een vrijblijvend gesprek aan.

Dat zijn veel woorden, dus we geven het even in een afbeelding weer om het te verduidelijken:

Het is daarmee dus duidelijk dat investeren in duurzame inzetbaarheid voor elke onderneming, groot en klein, loont. Want welke werkgever wil dat nou niet? Dat de medewerkers gezond zijn, zich betrokken voelen bij de organisatie én met plezier hun werk doen. Blije medewerkers betekenen blije klanten en dat zorgt voor een gezonde organisatie. Die reden is dus wel duidelijk.

Medewerkers die goed in hun vel zitten en zich betrokken voelen, die het gevoel hebben ergens aan bij te dragen en die weten dat ze als onderdeel van het grote geheel belangrijk zijn, zullen zich minder snel ziekmelden. En als je weet dat 64 procent van het ziekteverzuim wordt veroorzaakt door situaties uit de privésfeer en een enkele verzuimdag gemiddeld tussen de 250 en 400 euro per persoon kost, kun je heel snel uitrekenen wat dit je oplevert. Als je deze rekensom kan voorleggen aan de directie of het bestuur, zul je hen waarschijnlijk niet verder hoeven te overtuigen waarom deze investering belangrijk is.

Daarnaast geldt dat als medewerkers onvoldoende werkplezier ervaren, ze sneller weg zullen gaan en zeker in het huidige arbeidsklimaat is daar ook volop mogelijkheid toe. Helemaal de millennials zijn hier heel gevoelig voor. Bij veel bedrijven zijn de verloopcijfers nog erger dan de verzuimcijfers. En wat denk je dat het kost om telkens nieuwe medewerkers aan te trekken en in te werken? Niet alleen in geld, maar ook in kennis die de onderneming verlaat.

Maatschappelijk belang

Het resultaat voor iedere ondernemer is daarmee wel aangegeven. Daarnaast is er nog een reden waarom er meer geïnvesteerd dient te worden in de gezondheid van de medewerkers. Een die wat minder vaak belicht wordt en in de laatste regel van de eerste alinea staat. Namelijk dat we in Nederland te maken hebben met een toenemende vergrijzing. Doordat we met z’n allen steeds ouder worden, is er steeds meer geld nodig voor onder andere de gezondheidszorg. Want ook al willen we er niet aan, ouder worden gaat nu eenmaal vaak gepaard met gebreken. Daardoor neemt de noodzaak dat het aantal werkenden aan het werk blijft toe en de druk die op deze werkenden ligt ook. En het moge duidelijk zijn dat een te grote druk op iemand kan leiden tot uitval. De kosten van ziekteverzuim door stress zijn nu al hoog (35 procent van alle verzuim gevallen) en dit zal dus alleen maar toenemen. 

Het merendeel van de mensen wil graag tot het 65 levensjaar blijven werken en niet langer, maar dat is onmogelijk als je onderstaande figuur bekijkt. 

Ongeveer 50 jaar geleden was niet alleen de gemiddelde levensverwachting lager, maar waren er naar verhouding meer mensen in de leeftijdsgroep ‘werkend’ ten opzichte van de groep ‘niet werkend’ die konden opdraaien voor de kosten. Toen was maar 5 procent van de inwoners in Nederland ouder dan 65 en ongeveer 55 procent kon bijdragen aan de kosten van de ouderen. Nu is ongeveer 20 procent 65 jaar of ouder en over 40 jaar (wanneer jij als lezer van dit artikel vermoedelijk al wel met pensioen zal willen zijn) is het aantal ouderen toegenomen tot 25 procent van de totale bevolking. 

Het aantal werkenden dat kan bijdragen aan de zorgkosten ligt dan ook op 55 procent, maar vanuit die pot moet er dus voor veel meer mensen gezorgd worden dan 50 jaar geleden. Wat er dus per oudere overblijft is significant lager. En bovendien stijgt daarbij de gemiddelde levensverwachting en komen er steeds meer mensen die te kampen hebben met allerlei uiteenlopende klachten, waardoor ze niet aan het werk zijn. Daarom is het absolute noodzaak dat steeds meer oudere medewerkers zo lang mogelijk kunnen blijven deelnemen aan het arbeidsproces en moet het aantal medewerkers dat uitvalt door ziekteverzuim drastisch omlaag. Dat is logisch toch? En dat is iets waar we allemaal de verantwoordelijkheid voor dragen, zowel de medewerkers als de werkgevers. 

Investeren in duurzame inzetbaarheid is belangrijk

Dit maakt het investeren in duurzame inzetbaarheid zo belangrijk en net als met zoveel dingen is de oplossing simpel. Toch bestaat de illusie dat het moeilijk is. Laten we er in de eerste plaats voor zorgen dat duurzame inzetbaarheid deel uitmaakt van het dagelijks leven binnen de organisatie, onderdeel van de bedrijfscultuur. Nu is het nog veel te vaak het ondergeschoven kindje en dan gaat het niet werken. “Ja, we gaan er ook iets aan doen, het heeft nu alleen even niet de prioriteit.” Dat gaat hem dus niet worden.

Het is net als met alles: je moet een doel hebben, een plan maken en actie ondernemen. En niet 1 keer, maar keer op keer op keer. Wat is het grote plaatje, wat willen we bereiken met elkaar? En hoe gaan we dat bereiken? Vervolgens knippen we het op in kleinere, haalbare stappen, zodat we er iedere dag mee bezig zijn, bewust en onbewust. Geen tijd of geld, of te druk? Juist door het niet alleen te bespreken, maar daadwerkelijk aan te pakken en het in een stappenplan om te zetten, kun je uiteindelijk tijd en kosten besparen. Eenmaal goed neergezet, dan gaat het leven en kan het gewoon herhaald worden. 

En dat gaat verder dan een aantal planten en gymtoestellen op kantoor en het beschikbaar stellen van een persoonlijk budget en de verantwoordelijkheid verder bij de medewerker te laten. Want naar blijkt biedt 1 op de 5 organisaties een persoonlijk opleidingsbudget, dat door maar 18 procent van de medewerkers wordt benut. Volgens Aukje Nauta (arbeids- en organisatiepsycholoog) die onderzoek doet naar duurzame inzetbaarheid, is het beschikbaar stellen van een budget vergelijkbaar met het geven van een cadeaubon, die vervolgens in een laatje terecht komt en waarvan men het bestaan vergeet. 

Het gaat er dus om de dialoog met de medewerkers aan te gaan en samen met hen te kijken waaraan dit geld kan worden besteed en toezien dat dat ook gebeurd. Bespreek wat de winst is voor beide partijen als er actie wordt ondernomen. Bespreek dat dit budget bijvoorbeeld ook besteed kan worden aan een APK bij een goede coach over niet werk gerelateerde zaken als iemand niet zo’n sportschooltype is. Het is evengoed ook de verantwoordelijkheid van de medewerkers zelf om er voor te zorgen dat men gezond en weerbaar is. En daarbij kan men ook heel veel zelf doen, maar sommige medewerkers hebben daarbij wat meer aansporing nodig én goed voorbeeld doet volgen. 

Het is een misvatting volgens Aukje dat werknemers niet bezig zijn met hun duurzame inzetbaarheid, zoals 52 procent van de werkgevers aangeeft in een onderzoek van AWVN in 2019. Onderzoek van TNO in 2018 laat namelijk zien dat 47 procent van de werknemers vindt onvoldoende regelmogelijkheden en sociale steun te krijgen.  Ergens ligt er dus een gat en die is te overbruggen door het bespreekbaar te maken.

Actieplan

Volgens prof. dr. Van der Klink, emeritus hoogleraar aan Tilburg University en een autoriteit op het gebied van duurzame inzetbaarheid zijn er zeven zaken die voor medewerkers het meest waardevol zijn als het op hun werk aankomt:

• Kennis en vaardigheden gebruiken;
• Kennis en vaardigheden ontwikkelen; 
• Betrokken worden bij belangrijke beslissingen;
• Betekenisvolle werkcontacten hebben en opbouwen;
• Eigen doelen stellen;
• Een goed inkomen verdienen;
• Bijdragen aan het creëren van iets waardevols.

Deze lijst kan zo worden omgezet naar een actieplan om medewerkers te motiveren en betrokken te houden. En als je naar deze lijst kijkt, weet je gelijk waar er winst te behalen valt binnen jouw organisatie. Aan welke van deze zeven punten wordt er bijgedragen? Bespreek de mogelijkheden individueel met de medewerkers en stel met hen een plan op zodat zij ook daadwerkelijk eigenaarschap kunnen claimen over de invulling die het beste bij hen past. Geef hen de autonomie, die bevlogen medewerkers nodig hebben.

Waarom investeren in duurzame inzetbaarheid wel degelijk loont

Als we kijken naar de ROI (return on investment) van het investeren in duurzame inzetbaarheid, dan is dat niet altijd direct meetbaar. Echter op de lange termijn wijzen alle onderzoeken uit dat:

• Meer werkplezier, meer betrokkenheid betekent, dus minder verloop = kostenbesparing;
• Wanneer men zowel fysiek als mentaal in balans is, er minder ziekteverzuim is = kostenbesparing;
• Gezonde en betrokken medewerkers een hogere arbeidsproductiviteit opleveren = meer omzet.

Dit spreekt als het goed is voor zich, maar hoe daar invulling aan wordt gegeven

 mag iedere organisatie zelf bedenken. Er zijn allerlei varianten mogelijk. We delen graag een voorbeeld van een experiment van Microsoft Japan, dat op 4 november 2019 in Business Insider werd gepubliceerd. Microsoft heeft in de maand augustus een experiment gedaan onder de noemer ‘Work-Life Choice Challenge’, een project dat de werk-privébalans onderzocht en als doel had om de creativiteit en productiviteit van een medewerkers een boost te geven door ze flexibelere werkdagen te geven. 

Microsoft Japan was in de maand augustus elke vrijdag gesloten en er werd geconstateerd, dat hiermee de productiviteit met maar liefst 39,9 procent is gestegen ten opzichte van dezelfde maand het jaar ervoor. Fulltime medewerkers kregen tijdens deze periode betaald verlof op de dagen dat het kantoor gesloten was. Daarnaast heeft men de tijd die wordt besteed aan vergaderen gereduceerd door een maximaal limiet in te stellen van 30 minuten per vergadering en door communicatie op afstand te promoten. En behalve dat de productiviteit steeg kon Microsoft tegelijkertijd ook besparen op elektriciteit en kantoorbenodigdheden tijdens deze periode. Het elektriciteitsverbruik was 23,1 procent lager en het aantal geprinte pagina’s 58,7 procent lager in vergelijking met augustus 2018. Zo zie je maar, less is more.

Vaak kun je door creatief en anders naar dingen te kijken en veranderingen aan te brengen waar je eerder nog niet over nagedacht had, wél de tijd maken om er op vooruit te gaan. Eentje die een winst oplevert voor álle betrokkenen.

SAM heeft als missie om zoveel mogelijk mensen in balans te krijgen en het algehele welzijn te verhogen, en biedt o.a. een holistische zelfontwikkelings-app gericht op preventie. Jouw medewerkers kunnen zelf aan de slag met tips, challenges (serie van oefeningen) en e-learnings op de zes belangrijke levensthema’s: persoonlijke groei, gezondheid, relatie, familie & vrienden, werk & carrière en financiën. 

Wil je de app een maand gratis uitproberen? Speciaal voor de lezers van HR Community mogen we je dit aanbieden door de activatiecode HRCommunity! in te vullen in het inlogscherm. Download de app gratis op je telefoon met deze links vanuit de app store of play store.

Wil je meer weten over SAM? Neem contact met ons op of vraag een vrijblijvend gesprek aan.